Indiferent de domeniul de activitate, majoritatea companiilor necesită un sistem eficient de depozitare al documentelor. Din acest motiv, rafturile metalice pentru arhivă reprezintă alegerea potrivită pentru aceste companii, fiind o alternativă sigură și rezistentă în timp.
Vrei să optimizezi cât mai eficient spațiile dedicate depozitării arhivelor?
Consideri că soluția ideală pentru compania ta sunt rafturile metalice profesionale pentru arhivă?
Dacă ai răspuns pozitiv, atunci ești în locul potrivit.
Acest articol este dedicat spațiilor de arhivă optimizate corespunzător conform reglementărilor legale împreună cu informații valoroase rezultate în urma experienței noastre pe piață.
Cuprins:
- Beneficiile optimizării spațiilor de arhive
- Documentele care necesită arhivare
- Caracteristici de bază pentru un spațiu de arhivă optimizat
Beneficiile optimizării spațiilor de arhive
Conform statisticilor, pierderile în cazul folosirii inadecvate a unor sisteme de rafturi pentru arhivă pot fi semnificative, motiv pentru care alegerea potrivită și optimizarea corectă a acestora poate fi o investiție profitabilă, pe termen lung.
Beneficiile cheie care trebuie luate în calcul sunt:
- Minimizarea costurilor pentru gestionarea documentelor
Prin achiziționarea unui sistem de rafturi complex pot fi reduse costurile pentru gestionarea documentelor, deoarece, în primul rând, va fi nevoie de mai puțini angajați responsabili de aceste activități. Apoi, spațiu destinat arhivării, poate fi optimizat astfel încât să permită o capacitate cât mai mare posibilă de depozitare.
- Reducerea timpului în identificarea și găsirea documentelor necesare
Timpul este crucial în orice domeniu de activitate. Iar identificarea, modificarea și actualizarea documentelor presupune timp. Un sistem de rafturi bine optimizat poate ajuta la reducerea timpului oferind posibilități de organizare mai eficientă a documentelor și accesul facil la acestea.
- Diminuarea riscului de incendiu sau inundație
Conform Legii Arhivelor Naționale, responsabilii de depozit sunt obligați prin lege să asigure un mediu sigur și echipament specific depozitării în siguranță a documentelor.
- Siguranță și grijă sporită pentru angajați
Dacă rafturile achiziționate au construcția sigură și finisajele cât mai fine și calitative, angajații vor fi mereu în siguranță evitându-se astfel eventualele accidentări în momentul activităților de depozitare.
Documentele care necesită arhivare
Conform Legii Arhivelor, prin documente se înțelege: „acte oficiale și particulare, diplomatice și consulare, memorii, manuscrise, proclamații, chemări, afișe, planuri, schițe, hărți, pelicule cinematografice și alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum și înregistrări foto, video, audio și informatice, cu valoare istorică, realizate în țară sau de către creatori români în străinătate.”
În altă ordine de cuvinte, documentele care necesită arhivare prezintă informații de interes, rezultate de-a lungul timpului în urma activității ale unor organe de stat, societăți publice sau private, etc.
Din această perspectivă rezultă importanța deosebită care trebuie acordată păstrării și conservării acestora, pentru a evita sau minimiza pierderea sau deteriorarea documentelor.
Caracteristici de bază pentru un spațiu de arhivă optimizat
Prevederile Legii Arhivelor Naționale stabilesc normele privind caracteristicile tehnico-funcționale ale spațiilor și echipamentelor de depozitare. Încăperile trebuie să fie dotate astfel încât să asigure păstrarea și protecția documentelor față de acțiunea agenților de deteriorare (praf, lumina solară, umiditate, temperaturi excesive, pericol de foc, inundații, etc.). Rafturile de arhivă reprezintă sisteme de depozitare standardizate care răspund acestor cerințe.
Pe piața locală rafturile se prezintă într-o gamă variată, modulare, multifuncționale, care să răspundă unor cerințe cât mai variate, de aceea alegerea acestora poate deveni dificilă pentru cineva fără experiență în acest domeniu.
Conform prevederilor, în primul rând, acestea trebuie să corespundă următoarelor cerințe:
- Construcția rafturilor trebuie să asigure o rezistență sporită în timp;
- Să fie construite din materiale incombustibile (recomandabil metalice, acoperite cu vopsele rezistente);
- Să nu producă degajări chimice în timp, care pot deteriora materialele depozitate.
Pe lângă caracteristicile menționate în lege, pentru a putea fi folosite la maxim funcționalitățile rafturilor de arhivă, din experiența echipei noastre, recomandăm să se ia în calcul și următoarele caracteristici:
- Muchiile rafturilor trebuie să fie rotunjite, pentru a împiedica eventuale accidentări ale personalului;
- Pentru stabilitatea rafturilor, recomandăm lateralele cu profil omega care sunt superioare celor cu picioare de tip cornier;
- Recomandăm portanță cât mai mare pe laterale (până la 4000 kg);
- Vopsirea oferă protecția împotriva coroziunii, rafturile vopsite cu pulberi epoxidice oferă rezistență la zgârieturi, impact și agenți chimici;
- Construcția polițelor influențează portanța rafturilor, de aceea, recomandăm polițele ranforsate (cu borduri în Z), conform normelor UNI 8600, UNI 8601 și UNI 8603 privind siguranța.
Organizarea rafturilor conform Legii Arhivelor Naționale
Organizarea rafturilor în spațiile aferente se va face conform prevederilor legii și anume:
- Se va asigura un spațiu liber de 0,7 – 0,8 m lățime între rafturi;
- La capetele rafturilor se va menține o distanță de circa 1 m față de elementele construcției (pereți) dar nu mai mică de 0,8 m față de elementele ce ies în afara pereților (țevi, radiatoare etc.);
- La intrarea în depozite se va asigura o distanță de 1,2 m pentru a permite circulația cu ușile deschise;
- Se vor organiza coridoare centrale de 1,5-2,0 m lățime, pe lungimea sau lățimea depozitului, pentru manevrarea documentelor.
Se recomandă ca rafturile să fie amplasate perpendicular pe sursa de lumină naturală, adică orientate perpendicular față de ferestrele cu maximă însorire. Nu e de neglijat nici iluminatul artificial, care va urmări culoarul dintre rafturi, iar întrerupătoarele vor fi montate la intrarea în depozit, în exterior.
Pentru o organizare cât mai eficientă a spațiului aferent depozitării arhivelor și a elementelor de depozitare, se recomandă folosirea schițelor. Realizarea schițelor este, de fapt, o simulare a amenajării depozitului de arhivă. De aceea, recomandăm ca fiecare proiect să înceapă cu acest pas.
Dacă dorești să optimizezi spațiul de depozitare al documentelor și consideri că rafturile de arhivă profesionale sunt alegerea potrivită, solicită o ofertă personalizată.
Înțelegem greutatea unui astfel de proiect, de aceea specialiștii noștri sunt pregătiți să vină în sprijinul companiei dumneavoastră cu soluții eficiente.
Bibliografie
https://www.proidea.ro/comunic…
